Skiftet från just-in-time till just-in-case efter Ukraina
Anja Clausin är affärsdirektör och chef för verksamhetsområde Marknad och inköp vid Försvarets Materielverk. I FSN Perspektiv konstaterar hon att FMV befinner sig paradigmskifte: inte bara avseende den säkerhetspolitiska kontexten i världen, men även utifrån ett inköpsperspektiv.
Kriget i Ukraina har förändrat den säkerhetspolitiska kontexten som vi befunnit oss i under många år. I tider av osäkerhet och ökade försvarsanslag gör många länder stora investeringar för att stärka sitt försvar. Detta innebär stora krav på samtliga aktörer inom försvarssektorn att agera snabbt och effektivt. Regeringen måste fatta beslut i snabb takt, och myndigheterna, som FMV, behöver effektivisera beställningsprocessen. Industrin måste leverera i tid (helst nu), uppfylla överenskommen kvalitet och hålla avtalat pris – samtidigt som den höga efterfrågan på försvarsmateriel kräver ökad produktionskapacitet.
Som Affärsdirektör med ansvar för inköps- och exportverksamheten på FMV kan jag konstatera att vi befinner oss i ett paradigmskifte, inte bara avseende den säkerhetspolitiska kontexten i världen, men även utifrån ett inköpsperspektiv. Vi har gått från ”just-in-time” till ”just-in-case” vad gäller våra strategier för inköp och försörjningstrygghetsaspekter blir ett allt viktigare område att omhänderta i våra upphandlingar. Begreppet just in time har varit en styrande princip för de globala försörjningskedjorna och inköp över hela världen sedan lång tid tillbaka. Genom globaliseringen, digitalisering och förbättrade transportmedel har det varit möjligt att försörja sitt land med varor och tjänster i precis rätt tid utan att behöva bygga upp lager och därmed binda upp stora kostnader. Under pandemin upplevde vi för första gången att denna styrande princip inte längre gällde och inte heller fungerade.
Även om FMV till stor del arbetar med stora projekt som löper över lång tid så är vi, precis som alla andra inköpsorganisationer, beroende av att marknaden fungerar så som vi är vana vid. Med start under Covid 19-pandemin har marknaden förändrats kraftigt. Detta fick FMV uppleva under vårt uppdrag mot Socialstyrelsen och som nu blivit än tydligare genom kriget i Ukraina.
Under pandemin fick Socialstyrelsen uppdraget från regeringen att på nationell nivå säkra tillgången till skyddsutrustning och att omfördela skyddsutrustning och annat material till följd av spridningen av Covid-19. FMV fick uppdraget av Socialstyrelsen att agera inköpscentral och genomföra dessa inköp. Under pandemin fick vi erfara att de principer för supply chain vi utgått från förändrades i grunden. Trots att Socialstyrelsen i vissa fall behövde fatta beslut på bara 20 minuter för vissa inköp som FMV föreslog så kunde den materiel som FMV reserverat på marknaden vara borta på mindre tid än så. Utöver att marknaden inte fungerade som den brukar och beslut behövde fattas omedelbart för att inte tappa nödvändiga beställningar fanns tendenser till osolidariskt agerande, där länder bjöd över varandra för att få tillgång till exempelvis skyddsutrustning.
Dessutom uppstod transportutmaningar på grund av brist på containrar och nedstängningar i viktiga hamnar. Det fanns även komplexa problem med nya aktörer på marknaden, varav vissa var mindre pålitliga. Därmed krävdes noggrann granskning av materielkvaliteten innan beslut kunde fattas för att uppfylla de höga kvalitetskraven. En annan utmaning var förstås den skenande prissättningen på skyddsutrustning och medicinteknisk utrustning som till exempel ventilatorer.
En positiv erfarenhet från pandemin var att vi såg oerhört många fina och innovativa initiativ från företagen runt om i Sverige i att ställa om sin produktion till att tillverka skyddsutrustning och överlag en stor vilja hos företagen att vara med och bidra. Trots de utmaningar som rådde på den globala marknaden lyckades vi ändå leverera den materiel som efterfrågades till Socialstyrelsen till önskad kvalitet, i tid och till avtalade priser och detta tack vare att FMV hade befintliga avtal på plats och etablerade relationer med våra leverantörer.
Det finns lärdomar att dra från detta: Jag anser att uppdraget visar på att myndigheterna både kan samverka och agera snabbt när det finns en gemensam sense of urgency. Därutöver även att vi och övriga inköpsorganisationer behöver ha avtal på plats, etablerade relationer med våra leverantörer och en god förmåga i alla led att snabbt fatta korrekta beslut.
På FMV har vi tagit med oss dessa lärdomar i inköpsarbetet. Kriget i Ukraina har lärt oss vikten av att säkerställa att vi har alternativa försörjningskedjor eller strategier för supply chain. Dessutom behöver vi få med med försörjningstrygghetsaspekter i våra kontrakt genom avtalsklausuler som möjliggör ökad produktionskapacitet, lagerhållning, beredskap och mycket mer. Tillsammans med våra leverantörer behöver vi också ha en kontinuerlig dialog om hur vi säkerställer att Försvarsmakten får den materiel de behöver för att bygga operativ effekt och att denna levereras i tid (helst nu), till önskad kvalitet och till avtalade priser.
Hur gör vi då det? Dels är min uppfattning att vi behöver ha en gemensam bild av målet och en sense of urgency i allt vi gör. Under 2023 har FMV ingått 2886 kontrakt till ett värde om 54,8 miljarder kronor vilket är en ökning från 2022 med 24% för kontrakten och med 58% för kontraktsvärdet. Vi har levererat vårt uppdrag och jag är mycket stolt över det resultat som våra medarbetare åstadkommit. Tittar man på antalet beställningar så har FMV de senaste två åren lagt beställningar för cirka 80 miljarder kronor i enlighet med de försvarspolitiska inriktningarna – nu behöver industrin leverera i enlighet med detta.
Från FMV:s sida har vi lärt oss att navigera i en supply chain-kontext som numera baseras på just-in-case och vi inkluderar därför försörjningstrygghetsaspekter i våra avtal. Detta innebär att vi nu för en dialog med våra leverantörer om hur vi ska agera vid en ny kris eller höjd beredskap och förbereder för detta. Vi tittar även på alternativa försörjningskedjor – en insikt från pandemin. Dessutom överväger vi möjligheten att genomföra fler gemensamma upphandlingar med partnerländer för att skapa pålitliga försörjningskedjor med interoperabel utrustning och starka partnerskap – detta till gagn för både våra samarbetsländer och leverantörer.
Vi befinner oss i en ny inköpskontext som kräver att vi prioriterar våra upphandlingar noga, gör våra processer effektivare och kommer på nya sätt att göra affärer. Viktigast av allt är att vi, tillsammans med våra leverantörer, känner en stark sense of urgency och agerar här och nu.
Anja Clausin
Affärsdirektör och chef för verksamhetsområde Marknad och inköp vid FMV